4. Порядок и условия обработки персональных данных
4.1. Принципы обработки персональных данных:
Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением следующих принципов:
- персональные данные должны обрабатываться на законной и справедливой основе;
- обработка должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, которым должны соответствовать содержание и объем обрабатываемых персональных данных. Обрабатывать можно только персональные данные, которые отвечают целям обработки;
- при обработке должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки. Оператор должен принимать необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных либо обеспечивать принятие таких мер;
- хранить персональные данные нужно в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок их хранения не установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные нужно уничтожить или обезличить по достижении целей обработки или если утрачена необходимость в достижении этих целей, при условии, что иное не предусмотрено федеральным законом.
Не допускается:
- обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
- объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
- избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки.
4.2. Согласие на обработку персональных данных
Обработка персональных данных осуществляется Оператором с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Такое согласие может быть дано в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом.
Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.
В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия, предоставленного в письменной форме субъектом персональных данных.
Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные обрабатываются с письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных.
Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Оператор обеспечивает субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных, устанавливающие случаи обработки персональных данных несовершеннолетних, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, а также положения, допускающие в качестве условия заключения договора бездействие субъекта персональных данных.
В зависимости от целей обработки персональных данных такая обработка может включать в себя, в частности, совершение всех или некоторых из следующих действий (операций) с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации может осуществляться в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.
Автоматизированная обработка персональных данных должна осуществляться в информационных системах персональных данных Оператора. При автоматизированной обработке персональные данные содержатся на машинных носителях персональных данных. Фиксация персональных данных на машинном носителе производится с использованием средств вычислительной техники (копирование персональных данных на любой съемный или несъемный машинный носитель, ввод персональных данных в базу данных и т.д.).
К обработке персональных данных допускаются только те работники Оператора, которые осуществляют свою трудовую деятельность в рамках должностных полномочий. Указанные работники имеют право получать доступ только к тем персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.
Оператор обеспечивает информирование работников, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Оператором без использования средств автоматизации, о категориях, обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными актами Оператора.
Оператор, получая доступ к персональным данным, обязан не раскрывать и не распространять третьим лицам персональные данные без согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным Оператором целям их обработки.
4.3. Информационные системы персональных данных
Персональные данные субъектов персональных данных размещаются Операторами в следующих информационных системах:
- информационная система персональных данных работников Операторов;
- информационная система персональных данных клиентов (пациентов) и контрагентов Операторов.
4.4. Передача персональных данных третьим лицам
Передача персональных данных третьим лицам допускается с письменного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъектов персональных данных, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законодательством Российской Федерации, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного и муниципального контракта (далее – поручение).
При этом, лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законами Российской Федерации.
В поручении должны быть определены перечень персональных данных, перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели их обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных, требования, предусмотренные частью 5 статьи 18 и статьей 18.1 Закона о персональных данных, обязанность по запросу Оператора в течение срока действия поручения, в том числе до обработки персональных данных, предоставлять документы и иную информацию, подтверждающие принятие мер и соблюдение в целях исполнения поручения требований, установленных в соответствии со статьей 6 Закона о персональных данных, обязанность обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Закона о персональных данных, в том числе требование об уведомлении Оператора о случаях, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 Закона о персональных данных.
4.5. Операторы могут осуществлять передачу персональных данных третьим лицам и/или поручить обработку персональных данных другим лицам, в том числе:
ООО «УАЙКЛАЕНТС» (виджет YCLIENTS): цель — организация записи посетителей сайта или страницы в социальной сети к специалистам на процедуры, основание обработки и передачи персональных данных — согласие посетителя сайта, договор поручения между Оператором и ООО «УАЙКЛАЕНТС», страна местонахождения базы данных: РФ;
ООО «Юниверс-Софт» (виджет UNIVERSE): цель - организация записи посетителей сайта или страницы в социальной сети к специалистам на процедуры, основание обработки и передачи персональных данных – согласие посетителя сайта, договор поручения между Оператором и ООО «Юниверс-Софт», страна местонахождения базы данных: РФ.
Яндекс Метрика (ООО «Яндекс»): цель — анализ использования сайта (анализ пользовательской активности), основание обработки и передачи персональных данных — согласие посетителя сайта, страна местонахождения базы данных: РФ;
Банк ВТБ (ПАО) (ИНН 7702070139): цель — обработка платежей через платёжную форму на сайте, основание — исполнение договора, страна местонахождения базы данных: РФ.
4.6. Операторы не осуществляют трансграничную передачу персональных данных.
4.7. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся за пределами территории Российской Федерации, не допускаются, за исключением случаев, указанных в п. 2, 3, 4, 8 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных.
4.8. Хранение персональных данных
4.8.1. Хранение персональных данных Оператором осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда иной срок хранения персональных данных установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.
При осуществлении хранения персональных данных Оператор использует базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации, в соответствии с частью 5 статьи 18 Закона о персональных данных.
Обработка персональных данных Оператором, осуществляемая без использования средств автоматизации, проводится таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей персональных данных) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.
Оператор обеспечивает раздельное хранение персональных данных (материальных носителей персональных данных), используемых для различных целей обработки, осуществляемой без использования средств автоматизации.
При хранении материальных носителей персональных данных соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются Оператором.
4.8.2. При хранении материальных носителей установлены следующие меры, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним:
- установка сейфов с замками для хранения материальных носителей с персональными данными;
- установка замков на двери в помещениях для хранения материальных носителей с персональными данными;
- допуск в помещения для хранения материальных носителей с персональными данными только тех лиц, которые входят в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным в целях выполнения ими их трудовых (служебных) обязанностей;
- организация видеонаблюдения для обеспечения сохранности материальных носителей с персональными данными.
4.9. Сроки обработки и хранения персональных данных
4.9.1. Сроки обработки и хранения персональных данных определяются в соответствии с:
- целями обработки персональных данных субъектов персональных данных;
- договором, стороной которого является субъект персональных данных;
- согласием субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
- требованиями законодательства Российской Федерации.
4.9.2. Оператор устанавливает следующие сроки обработки и хранения персональных данных:
- персональные данные, обрабатываемые в целях основной деятельности, - в течение срока действия гражданско-правового договора и 3 года с даты окончания отношений по договору;
- персональные данные, обрабатываемые в связи с трудовыми отношениями, - в течение срока действия трудового договора и 5 лет после его прекращения;
- персональные данные кандидатов на вакантные должности, в том числе и тех, кто не был оформлен на работу, - в течение 6 месяцев с даты подачи соискателем резюме для занятия вакантной должности;
- персональные данные, обрабатываемые на основании согласия на обработку – в течение действия согласия на обработку или до отзыва такого согласия;
- в отношении технической информации, полученной при посещении сайта посетителем сайта и совершении им действий на сайте – до прекращения использования сайта (завершения сессии), либо истечения срока хранения cookies, либо удаления cookies.
4.10. Соблюдение конфиденциальности и меры по защите персональных данных
При обработке персональных данных для их защиты от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие.
Оператором определены и реализуются следующие требования законодательства в области защиты персональных данных:
- требования о соблюдении конфиденциальности персональных данных;
- требования к защите персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- требования об обязанности Оператора при сборе персональных данных, установленных статьей 18 Закона о персональных данных.
В соответствии с Законом о персональных данных Оператор определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством в области персональных данных, в частности:
- Оператором назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, а также определен круг лиц, ответственных за обработку и защиту персональных данных;
- Оператором изданы документы, определяющие политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальные акты по вопросам обработки персональных данных, определяющих для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
- применяются правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со статьей 19 Закона о персональных данных;
- осуществляется внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных Закону о персональных данных и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных, настоящей Политике, локальным актам Оператора;
- проводится оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных Оператором в случае нарушения Закона о персональных данных;
- проводится ознакомление работников, допущенных к обработке персональных данных субъектов персональных данных, с требованиями, установленными действующим законодательством Российской Федерации в области персональных данных, настоящей Политикой, а также локальными нормативными актами Оператора и обучения указанных работников;
- определены угрозы безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее - информационная система);
- применяются организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
- применяются прошедшие в установленном порядке процедуру оценки соответствия средства защиты информации;
- применяются для уничтожения персональных данных средства защиты информации (в составе которых реализована функция уничтожения информации), прошедшие в установленном порядке процедуру оценки соответствия;
- проводится оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационных систем;
- ведется учет машинных носителей персональных данных;
- проводятся мероприятия в целях обнаружения фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятия соответствующих мер реагирования в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
- определены мероприятия, направленные на восстановление персональных данных, в случае их модификации или уничтожения вследствие несанкционированного доступа к ним;
- установлены правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, а также обеспечена регистрация и учет всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе;
- осуществляется контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности информационных систем;
- организована надлежащая обработка персональных данных, осуществляемая с использованием средств автоматизации (в том числе, использование сертифицированного программного обеспечения, разграничение доступа к компьютерам, локальной сети, информационным системам, обрабатывающим персональные данные, установление порядка уничтожения персональных данных в информационных системах);
- доступ работников к информации, содержащей персональные данные субъектов персональных данных, организован в соответствии с их должностными (функциональными) обязанностями.
4.10.1. При обработке персональных данных в информационных системах Оператор соблюдает требования, установленные Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" и Приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 "Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".
4.10.2. При обработке персональных данных без использования средств автоматизации Оператор соблюдает требования, установленные Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687.